Журнал учета листов нетрудоспособности

Алан-э-Дейл       28.10.2022 г.

Оглавление

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

  1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
  2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
  3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

  1. Номер листа временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
  3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
  4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Какие цели преследует ведение журнала

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

  1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
  2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
  3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
  4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет

Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Книга регистрации больничных листов образец 2019

заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

  • при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  • при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  • исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Порядок ведения журнала регистрации бланков

Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:

  • ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
  • документы подлежат государственному контролю;
  • изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
  • заполненные больничные листки выдаются только под подпись  лишь самому владельцу;
  • предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
  • согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.

На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:

  1. работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
  2. бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
  3. с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
  4. в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.

После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами. Максимальный срок хранения не обозначен в законе. Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.

Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности

Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.

Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.

Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:

  • обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
  • все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
  • на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.

Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Требования к оформлению журнала

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала

При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

  1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
  2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
  3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
  4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
  5. Данные вносятся разборчивым почерком.
  6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Основные ошибки при учете

Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:

  • несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
  • неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
  • не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
  • отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
  • несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
  • доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.

Конкретный пример учета листков нетрудоспособности

Лечебное учреждение АО “Строитель” на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.

Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.

Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:

Дебет Кредит
Кол-во, шт. Описание Кол-во, шт. Описание
Счет 03/1
500 Поступило в организацию 312 Выдано врачам
Осталось – 15 + 500 – 312 = 203
Счет 03/2
412 Поступило корешков от врачей 13 Уничтожено корешков
Осталось – 214 + 412 – 13 = 613
Счет 03/3
3 2
Осталось – 5 +3 – 2 = 6

Как заполняется журнал учета больничных листов?

Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.

Медицинской организацией

Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.

В Журнал вносят следующие сведения:

  • номер больничного листа;
  • ФИО пациента;
  • возраст пациента;
  • адрес проживания пациента;
  • место работы и выполняемая работа пациента;
  • диагноз;
  • ФИО врача;
  • с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы;
  • количество дней больничного листа;
  • отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию.

Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.

Форма книги учета листов временной нетрудоспособности

Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни

Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.

Работодателем

Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.

В журнал регистрации вносятся следующие сведения:

  • наименование организации (на титульном листе);
  • номер листа нетрудоспособности;
  • наименование медицинского учреждения, оформившего больничный;
  • должность и ФИО сотрудника;
  • период временной нетрудоспособности;
  • основание выдачи больничного;
  • сведения о нарушении режима лечения;
  • дата поступления больничного листа работодателю.

Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.

Форма журнала учета листов временной нетрудоспособности (для работодателя)


Образец журнала

Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Как вести журнал учета регистрации больничных листов ↑

Журнал учета регистрации больничных листов представляет собой очень важный документ. Но при этом работодатель совсем не обязан его вести, так как в законодательстве данный момент не обозначен.

Дело в том, что в обязанности работодателя входит необходимость делать копии всех поданных сотрудниками листов нетрудоспособности, по которым выплачивались компенсации.

Так как ФСС обязан данные платежи путем предоставления права на вычет через налоговую инспекцию компенсировать.

Данный орган выступает в роли контролирующего. Составление специального реестра позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа.

Это позволит существенно сократить время на формирование реестра больничных, а также избежать свершения типичных ошибок при реализации данного процесса.

Где взять бланк

Бланк для формирования реестра рассматриваемого типа можно взять:

  • на специализированных ресурсах в интернете – сегодня существует большое количество различных сайтов, предлагающих образцы любой документации совершенно бесплатно;
  • у различного рода организаций, предлагающих услуги аудита для организаций;
  • распечатать в специальной программе.

Если сотрудники кадровой службы и бухгалтер достаточно опытны, то можно просто составить бланк журнала рассматриваемого типа самостоятельно. Но подобная процедура достаточно сложна и имеет множество нюансов.

Когда опыт подобного рода по какой-то причине отсутствует, то можно попросту обратиться в специализированную компанию, предоставляющую бухгалтерские, аудиторские и консультационные услуги.

Это позволит сэкономить не только деньги, но и время – отпадет необходимость ждать, когда сотрудники специальной организации подготовят необходимые документы. Также распечатать бланк можно в специальной программе.

Порядок заполнения

Стандартная схема журнала регистрации больничных листов выглядит следующим образом:

  1. На титульном листе – полное наименование организации, осуществляющей прием и оплату листов нетрудоспособности.
  2. Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
  3. Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
  4. Прописывается регистрационный номер страхователя.
  5. Таблица, содержащая следующие данные:
  • порядковый номер документа;
  • фамилия, имя и отчество;
  • серия больничного листа;
  • причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
  • период болезни;
  • продолжительность болезни;
  • число дней болезни;
  • стаж и величина пособия;
  • сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).

В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.

Образец заполнения

Чтобы избежать ошибок, стоит перед оформлением данного документа ознакомиться с верно составленным образцом.

Пример:

Наличие каких-либо ошибок или же неточностей будет являться основанием для возврата документа на доработку. Следует избегать возникновения подобных ситуаций, так как это будет означать потерю времени.

Журнал регистрации больничных листов позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа по отдельности, что существенно уменьшает бумажную работу в бухгалтерии и отделе кадров.

Кроме того, именно составление реестра рассматриваемого типа позволяет избежать допущения большого количества самых разных типичных ошибок при расчете компенсации за временную нетрудоспособность.

Гость форума
От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.