Как происходит прием на работу

Алан-э-Дейл       06.05.2022 г.

Список документов, которые оформляются при приеме на работу

Главный документ, регламентирующий отношения работодателя и сотрудника – трудовой договор. Но существует ряд сопутствующий бумаг, которые обязательны в оформлении. Приемом на работу должен заниматься сотрудник отдела кадров. Он знает порядок оформления и процедуру приема.

Посмотреть пример приказа о приеме на работу можно тут.

Тому же, кто устраивается на вакантную должность, необходимо знать, какие документы оформляются при приеме на работу. В порядке заполнения необходимые бумаги выглядят так:

  • заявление будущего сотрудника о приеме на работу;
  • трудовой договор (составляется в двух экземплярах);
  • приказ о приеме на работу;
  • в трудовой книжке делается первая запись, подтверждающая прием работника на должность;
  • по стандартной форме создается карточка сотрудника.

Необходимо учитывать порядок оформления документов при приеме на работу, ведь каждый из них является основанием для подписания следующих бумаг.

При приеме на работу оформляются следующие документы в соответствующем порядке:

Важная информация
Следует знать, что нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации. А в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.

Заявление о приеме на работу подается вместе со всеми обязательными документами (удостоверение личности, трудовая книжка, и т.д.)

Сотрудник отдела кадров обязан проинструктировать соискателя, а также проинформировать об использовании личных данных и условиях, предоставляемых работодателем.
Трудовой договор – документ высокой степени важности. Он свидетельствует, что работодатель и работник принимают общие обязанности и права

Именно поэтому очень важно детально ознакомиться со всеми нюансами работы, прежде чем приступать к подписанию договора. Составляется данный документ в течение нескольких дней со дня приема сотрудника на работу. Выполняется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а другой передается сотруднику. Сразу после подписания договора, он приобретает юридическую силу, потому важно заранее ознакомиться со всеми его условиями.
Приказ о приеме на работу составляется не позднее, чем через три дня с момента прихода на работу нового сотрудника. Такое распоряжение включает в себя данные об условиях приема, должность, а также оклад. Оформление выполняется в соответствии со стандартной формой, и передается на ознакомление сотруднику под роспись. После этого в трудовой книжке делают первую отметку на данной работе. При этом указывается дата приема, информация о нем, а также на каком основании сотрудник был принят.
Карточка сотрудника создается по стандартной форме в единственном экземпляре. После ее оформления, все данные даются на сверку сотруднику. Если информация внесена верно, он обязан заверить документ своей подписью. Такая карточка должна храниться на предприятии до 75 лет.

Особенности оформления основных документов при приеме на работу смотрите в видео

Документация, которая создается в процессе приема сотрудника на работу, полностью регламентирует права и обязанности работника и работодателя. Именно потому к ее оформлению допускаются только квалифицированные сотрудники. Все заполняемые документы имеют унифицированную форму, с которой заранее ознакомиться может каждый сотрудник. Благодаря этому можно предусмотрительно подготовить необходимые документы для быстрой регистрации и замещения желаемой должности.

Ответственность за невыполнение требований Роспотребнадзора

Поскольку Рекомендации Роспотребнадзора нормативными актами не являются, ответственность за их несоблюдение не наступит. Однако она может наступить за невыполнение санитарно-эпидемиологических правил по профилактике коронавируса. Например, за неисполнение постановления главного санитарного врача или предписания, которое выдал организации санитарный инспектор, виновного могут привлечь к административной или уголовной ответственности.

Так, согласно ст. 6.3 КоАП РФ нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, выразившееся в нарушении действующих санитарных правил и гигиенических нормативов, непроведении санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий, влечет пре­дупреждение или наложение административного штрафа:

Если нарушение этих правил совершено в период режима чрезвычайной ситуации или при возникновении угрозы распространения заболевания, представляющего опасность для окружающих, либо в период осуществления на соответствующей территории ограничительных мероприятий (карантина) либо в установленный срок не выполнено выданное в указанные периоды законное предписание (постановление) или требование органа (должностного лица), осуществляющего федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор, о проведении санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий, накажут штрафом:

  • граждан – на 15 000 – 40 000 руб.;

  • должностных лиц – на 50 000 – 150 000 руб.;

  • юридических лиц – на 200 000 – 500 000 руб.

Деятельность организации также может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если в результате действий (бездействия) должностного лица или работодателя был причинен вред здоровью или произошла смерть человека, должностные лица будут оштрафованы на сумму от 300 000 до 500 000 руб. либо дисквалифицированы на срок от 1 до 3 лет, а организация штрафуется на сумму от 500 000 до 1 000 000 руб. или производится административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если в результате нарушения произошло массовое заболевание либо возникла угроза такого заболевания, то уже возможна уголовная ответственность. Виновному грозит одно из нескольких наказаний (ч. 1 ст. 236 УК РФ):

  • штраф от 500 000 до 700 000 руб. либо в размере зарплаты виновного от 1 года до 18 месяцев;

  • лишение права заниматься определенной деятельностью или занимать определенную должность на срок от 1 года до 3 лет;

  • ограничение свободы до 2 лет;

  • принудительные работы до 2 лет;

  • лишение свободы до 2 лет.

Если в результате уголовного преступления погиб человек, виновному грозит (ч. 2 ст. 236 УК РФ):

  • штраф от 1 000 000 до 2 000 000 руб. либо в размере зарплаты виновного от 1 года до 3 лет;

  • ограничение свободы от 2 до 4 лет;

  • принудительные работы от 3 до 5 лет;

  • лишение свободы от 3 до 5 лет.

Если погибли двое или более человек, то виновному грозят (ч. 3 ст. 236 УК РФ):

  • принудительные работы от 4 до 5 лет;

  • лишение свободы от 5 до 7 лет.

Какие нужны документы?

В ст. 65 ТК РФ указано, какие документы должны быть предоставлены при трудоустройстве:

  1. Трудовая книжка, которая хранится на основной работе в течение всей трудовой деятельности. Исключением является совместительство.
  2. Паспорт.
  3. СНИЛС.

Если есть воинские документы, то их тоже надо предъявлять. В зависимости от квалификационных требований может требоваться документация об образовании. Некоторые должности не могут быть доступные для лиц:

  • с судимостью;
  • имевших административное наказание за потребление наркотиков.

Поэтому при оформлении на эти должности предъявляют справки об отсутствии судимости, наказания административного вида за потребление наркотиков. В зависимости от специфики работы организации могут потребоваться дополнительные документы. Основанием считаются подзаконные и локальные нормативные документы.

Если есть вредные и опасные факторы, нужно медицинское заключение. А в случае замещения научного сотрудника необходим перечень научных трудов и изобретений. Иногда работника принимают на полставки. Данный прием считается выгодным для работодателя при спаде производства или сокращении масштабов деятельности.

У сотрудника могут быть личные причины выбора полставки: обучение, уход за больным родным человеком, наличие малолетних детей. В законе нет понятия работы на полставки, но есть сведения о неполном рабочем времени (ст. 93 ТК РФ). В этом случае все равно предоставляется полный набор документов.

Допускается устройство к другому работодателю по совместительству. В данном случае перечень документов минимальный. При работе под действием опасных факторов появляется необходимость предоставления справки с основного места о характере и условиях работы. Если для исполнения обязанностей нужны специальные знания, то нужен документ об образовании.

Каковы правила оформления на работу по трудовому договору?

Работодатель по закону обязан официально оформить сотрудника на работу и заключить трудовой договор. Наличие трудового договора — очень важная гарантия прав как для работника, так и для работодателя. Трудовым кодексом установлены определенные правила оформления на работу по трудовому договору.
Прием работника на должность обязательно оформляется приказом. Приказ издается на основе трудового договора, который на тот момент должен быть уже заключён. Этот приказ должен быть представлен работнику на подпись в течение 3 дней с момента начала им работы.
До подписания трудового договора с фирмой, работник должен прочесть перечень документов, и обязательно поставить свою подпись после прочтения. Это правила внутреннего распорядка организации, коллективный договор, локальные нормативные акты, связанные с его работой.
Сам трудовой договор обязательно должен содержать:

  • ФИО и паспортные данные работника;
  • наименование организации-работодателя;
  • ФИО и должность представителя организации, подписывающего договор;
  • ИНН работодателя.

Что является обособленным структурным подразделением?

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

  • не является юридическим лицом;
  • должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
  • наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
  • в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

  • вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
  • вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
  • ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Оформление работника в филиал/представительство

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

  1. коллективным договором (если он имеется);
  2. правилами внутреннего распорядка;
  3. другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.

Дискриминация

Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.

Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.

Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.

Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.

Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам, что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность

Порядок приема на работу

Прием на работу сотрудника — это документальное оформление отношений между работником и работодателем, регулируемых Трудовым кодексом.

Это значит, что:

  • между работодателем и работником заключается трудовой договор;
  • работник дает согласие на обработку своих персональных данных;
  • работник знакомится и подписью заверяет свое согласие с локально-нормативными актами (ЛНА) организации-работодателя.

Весь процесс приема на работу нового сотрудника можно разбить на несколько шагов.

Шаг 1. Проверка документов, представленных соискателем

При приеме на работу соискатель предъявляет пакет документов (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, кроме случаев устройства на работу впервые или по совместительству;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • военный билет для военнообязанных лиц призывного возраста;
  • документ об образовании (квалификации), специальных знаниях, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки;
  • справки о наличии (отсутствии) судимостей, уголовного преследования, выданных компетентными органами — для работы, не допускающей наличия судимостей и уголовного преследования;
  • другие дополнительные документы, предусмотренные законодательством для работ определенной специфики.

На практике организации нередко запрашивают дополнительные документы:

  • свидетельство об ИНН;
  • справку по форме 2-НДФЛ;
  • справку для расчета пособий по форме Приложения N 1 к Приказу Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н;
  • документы, подтверждающие льготы и вычеты;
  • другие.

Шаг 2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами

Одним из важнейших этапов приема на работу является ознакомление нового работника с документами, касающимися его трудовой деятельности (ч. 3 ст. 68 ТК РФ):

  • коллективным договором (при наличии);
  • должностной инструкцией (при наличии);
  • положением о премировании (при наличии);
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • положением о персональных данных сотрудников;
  • инструкцией по охране труда;
  • другими.

Ознакомление со всеми документами работодателя производится под роспись работника.

Шаг 3. Подписание трудового договора

На данном этапе происходит согласование условий договора и подписание его сторонами. Необходимо распечатать и подписать два экземпляра договора — для каждой из сторон. С этого момента считается, что условия договора согласованы.

На экземпляре организации целесообразно предложить работнику написать собственноручно, что его экземпляр договора выдан на руки с указанием даты и проставлением им подписи.

В 1С есть возможность распечатать типовой договор, если организация или ИП отказались от применения ЛНА и утвердили эту форму в качестве рабочей. Типовой договор или договор на его основе вправе использовать только микропредприятия (). Форма типового договора утверждена . В нем заключены все условия, трудовых отношений между сотрудником и нанимателем, которые в остальных компаниях должны быть оговорены в .

Распечатать типовой договор можно из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Сотрудники – кнопка Печать или непосредственно из документа Прием на работу. PDF

Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) руководителя о приеме на работу. Он должен быть оформлен в течение 3-х дней со дня выхода нового сотрудника на работу. С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись ().

Шаг 5. Оформление личной карточки работника

Личная карточка оформляется на каждого сотрудника в организации и ведется на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии. Документ содержит все сведения о работнике и составляется на основании приказа о приеме на работу, а также .

В 1С используется унифицированная форма личной карточки Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Бланк не является обязательным к применению и должен быть утвержден руководителем вместе с остальными кадровыми документами.

Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку

Последним шагом приема на работу сотрудника является оформление трудовой книжки. Запись о приеме необходимо внести в течение 5-ти первых дней работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Документы при приеме на работу

Перечень документов, которые должны быть предъявлены при заключении трудового договора, установлен ст. 65 ТК РФ. К таковым отнесены:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

  • трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Нюансы

Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.

Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.

Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса

Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:

  1. Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
  2. Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
  3. Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
  4. Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
  5. Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
  6. Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. Трудовая книжка отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.
Гость форума
От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.