Локальные нормативные акты системы трудовых отношений

Алан-э-Дейл       27.07.2022 г.

Порядок принятия локальных нормативных актов

  • определение вопросов, которые требуют урегулирования путем принятия локальных нормативных актов,
  • определение этапов и сроков разработки проекта локального нормативного акта,
  • создание рабочей группы, которая уполномочена на разработку акта. Как правило, группа состоит из работников отдела кадров, бухгалтерии, иных работников, а также работников юридического отдела. То есть в рабочих группах должны участвовать те категории работников, вопросы которых разрешаются принимаемым ЛНА,
  • подготовка проекта локального нормативного акта,
  • согласование проекта ЛНА участниками рабочей группы и другими заинтересованными лицами. Согласование оформляется «Визой согласования документа», что включает в себя подпись и должность визирующего документ, а также расшифровку подписи.

После того, как проект локального нормативного акта был согласован он направляется в профсоюзную организацию для учета мнения представительного органа работников.

Данное правило применяется в том случае, когда закон устанавливает требование учета мнения профсоюза при принятии ЛНА.

При направлении в профсоюз проекта ЛНА необходимо также направить обоснование по нему (ст. 372 ТК РФ).

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо такая дата может быть указана в ЛНА.

Существуют следующие способы принятия локальных нормативных актов работодателем:

  • путем его утверждения,
  • путем издания приказа об утверждении локального нормативного акта. Унифицированная форма подобного приказа не существует, его составляет работодатель самостоятельно на свое усмотрение. В приказе отражаются:
    • дата введения в действие ЛНА,
    • информация об ознакомлении с работниками, также должна содержаться информация о сроке ознакомления работников с ЛНА,
    • должность и ФИО лиц ответственных за исполнение и соблюдение ЛНА.

Требования к оформлению ЛНА

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

  • наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа;
  • визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;
  • отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.») и на самом приложении в правом верхнем углу (например, «Приложение № 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ «Центр социальной помощи» от 13.01.2015»).

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

  • порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
  • введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
  • формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
  • порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?. Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган

И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

Обязательные локальные нормативные акты организации в 2021 году

Главная особенность и сложность кадровой документации состоит в том, что закон не определяет четкого перечня обязательных ЛНА. Однако некоторые из них принято считать условно обязательными. Именно о них говорится в Трудовом кодексе. Эти акты часто проверяются надзорными службами.

Бывают ситуации, когда на определение важности актов влияет специфика деятельности организации. Нередко работа требует от сотрудников специального медицинского осмотра, или есть необходимость хранения коммерческой тайны

К наиболее популярным ЛНА относятся:

  • Внутренний распорядок;
  • Положение о коммерческих тайнах;
  • Должностные инструкции;
  • Положение о предоставлении премий, заработной платы, различных выплат;
  • Правила обработки информации о работниках;
  • Положение об охране труда;
  • Штатное расписание;
  • Графики отпусков;
  • Инструкции по пожарной и электрической безопасности.

По усмотрению самого работодателя список разрешает дополнять неограниченным количеством пунктов.

Изменения в локальных актах

Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.

Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.

Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.

* * *

Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.

И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работников, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления. 

«Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений».

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в компании принят какой-либо нормативный акт, то все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Отметить факт ознакомления можно одним из следующих способов:

Проставление подписей на самом нормативном акте. Для этого на последнем листе можно сделать специальную таблицу, где работники будут указывать свою фамилию, дату ознакомления и проставлять личную подпись. Данный способ ознакомления является самым оптимальным с точки зрения проверяющих органов, потому как не позволяет администрации в одностороннем порядке менять текст нормативного акта, либо вообще приложить новую версию.
Оформить отдельный лист ознакомления, и на нем проставлять подписи. Такой способ дает возможность заводить отдельный лист на каждый из принятых в субъекте бизнеса нормативных актов, либо вести единый лист для всех сразу. Последний способ будет оптимальным, если в компании небольшое количество действующих НМА и небольшая численность работников

В такого рода листах очень важное значение занимает графа с датой, поскольку она даст возможность соотнести факт ознакомления с редакцией документа. По факту, у работником необходимо брать подписи каждый раз, как принимается новая версия нормативного акта.
Оформить журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Все его листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а данные должны вноситься последовательно без пропусков строк. Одна строка должны относиться к одному факту ознакомления с нормативным актом.
В трудовое соглашение с работником добавляется пункт о том, что он ознакомился со всеми имеющимися нормативными актами. Данный способ применяется, если в компании не используются ни журналы ознакомления, ни листы опроса, ни любые иные акты. При этом сотрудник при подписании трудового соглашения и проставлении отметки о получении своей копии еще и ставит отметку об ознакомлении с нормативными актами. Такой способ, обычно, суды признают правомочными, и считают, что сотрудник принял на себя все обязательства, когда подписал трудовое соглашение.

Правила внутреннего трудового распорядка

БЛАНК

В начале года Европейский суд по правам человека (ЕСПЧ) признал право работодателя контролировать переписку сотрудников в рабочее время. Суть спора состояла в том, что сотрудник, уволенный из компании за использование служебного аккаунта для личного общения, счел действия работодателя по чтению находящихся в мессенджере сообщений нарушением его права на тайну переписки. ЕСПЧ, однако, встал на сторону работодателя, отметив, что тот вправе знать, чем занимается его сотрудник в рабочее время, и контролировать деятельность работников по использованию Интернета только для осуществления профессиональной деятельности. Тем более, что использование корпоративного аккаунта в личных целях было прямо запрещено корпоративными правилами, и работник был предупрежден о возможных проверках.

Таким образом, Суд признал право работодателя проверять переписку сотрудников.

«Отслеживать содержание корпоративной почты, интернет-траффик, использование компьютера – законное право работодателя. Что и подтвердил ЕСПЧ в указанном выше решении», – пояснил порталу ГАРАНТ.РУ эксперт центра правового содействия законотворчеству «Общественная Дума» Сергей Слесарев.

Аналогичные выводы есть и в решении российских судов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 1 декабря 2015 г. по делу № 33-17852/2015, Апелляционное определение Московского городского суда от 4 августа 2015 г. по делу № 33-24617/15).

С тем, чтобы исключить уголовную ответственность за  и обезопасить себя от претензий со стороны сотрудников, желательно включить условие о проверке корпоративной переписки в Правила внутреннего трудового распорядка или иной локальный акт. 

МНЕНИЕ

Татьяна Коршунова, к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ:

«В Правилах внутреннего трудового распорядка или в специальном документе о пользовании корпоративной почтой работодатель должен зафиксировать, что корпоративная почта может использоваться исключительно для деловой переписки. Использование корпоративного почтового ящика для личных целей не допускается. Также следует указать, что работодатель имеет право в любой момент проверить корпоративную почту сотрудника.

Когда работник заранее знакомиться с данным локальным актом и ставит свою подпись, он дает работодателю свое согласие на это. Если ему не хочется, чтобы кто-то проверял его корпоративную почту, значит он просто ищет другую работу».

Обязанность использовать корпоративный компьютер исключительно в рабочих целях, а также право работодателя проверять соблюдение сотрудниками этой обязанности, также стоит закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Как составляется текст документа

Фраза «в пределах своей компетенции» — снова отсылка к тому, что такой документ должен создаваться с учётом норм ТК. Предприятие лишено права нарушать кодекс или вписывать в правила что-либо, нарушающее его пункты.

Кстати! Также руководитель не может устанавливать внутренние законы компании, противоречащие другим нормам законодательства.

Другие особенности составления документа:

  • Если в организации ранее были приняты коллективные договоры и соглашения, локальный акт также не может противоречить тому, что написано в них.
  • Если на предприятии есть представительный орган сотрудников, то при составлении документа учитывается его мнение. Работодатель обязан действовать по ст. 372 ТК.
  • Документ не имеет конкретного адресата, то есть составляется не для одного сотрудника, а для всех сразу, либо для конкретной группы.
  • ИП могут не принимать такой документ, но имеют право его создать при необходимости.
  • Принятые в акте пункты не должны ухудшать положение сотрудников в сравнении с правилами, установленными ТК, а также с коллективными договорами, соглашениями.

Перечень необходимых кадровых документов

      Документ      
      Ссылка на         законодательство  
   В каких случаях        оформляется     
                         Общие документы                        
Правила внутреннего трудового распорядка
Статья 189 ТК РФ     
Обязательно          
Штатное расписание  
ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
Книга учета движениятрудовых книжек и   вкладышей в них     
ПостановлениеМинтруда России      от 10.10.2003 N 69   
Обязательно          
Должностные         инструкции по каждойдолжности в         соответствии со     штатным расписанием 
Единый тарифно-      квалификационный     справочник           
Обязательно, если    должностные          обязанности не       урегулированы в      трудовых договорах   
Положение о         персональных данных работников          
Статья 86 ТК РФ      
Обязательно          
Положение об оплате труда работников    
Раздел VI ТК РФ      
Обязательно, если    вопросы оплаты труда не урегулированы в   трудовых договорах   
Положение о         премировании и      материальном        стимулировании      работников          
Раздел VI ТК РФ      
Обязательно, если    вопросы оплаты труда не урегулированы в   трудовых договорах   
Положение об охране труда               
Раздел X ТК РФ       
Не обязательно       
Инструкции по охранетруда по профессиям 
Раздел X ТК РФ       
Обязательно          
Журнал инструктажа  (ознакомление с     инструкциями)       
Раздел X ТК РФ       
Обязательно          
Журнал прохождения  работниками         обязательного       медицинского        освидетельствования 
Статья 69 ТК РФ      
Лица, не достигшие   возраста восемнадцатилет, а также иные    лица в случаях,      предусмотренных ТК РФи иными федеральными законами             
График отпусков     
Статья 123 ТК РФ,    ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
Положение о         коммерческой тайне  
Федеральный законот 29.07.2004 N 98-ФЗ"О коммерческой      тайне"               
Обязательно, если в  трудовом договоре    указано, что работникдолжен сохранять     коммерческую тайну   
Коллективный договор
Глава 7 ТК РФ        
Не обязателен,       заключается по       соглашению сторон    
                    Индивидуальные документы                    
Трудовой договор    
Статьи 16, 56, 67ТК РФ                
Обязательно          
Приказ о приеме на  работу              
Статья 68 ТК РФ,     ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
Личная карточка     работника           
ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
Трудовая книжка     
Статья 66 ТК РФ,     ПостановлениеПравительства РФ     от 16.04.2003 N 225  "О трудовых книжках",ПостановлениеМинтруда России      от 10.10.2003 N 69   
Обязательно          
Договоры о полной   материальной        ответственности     
Приложения N 2 и N 4к Постановлению      Минтруда России      от 31.12.2003 N 85   
Обязательно в случаяхустановления полной  материальной         ответственности      
Приказ о            предоставлении      отпуска работнику   
ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
Заявление работника о предоставлении    отпуска без         сохранения          заработной платы    
Статья 128 ТК РФ     
Обязательно          
Табель учета        рабочего времени и  расчета оплаты труда
ПостановлениеГоскомстата России   от 05.01.2004 N 1    
Обязательно          
График сменности    
Статья 103 ТК РФ     
Обязательно при      наличии сменной      работы               

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Механизм принятия ЛНА

Какой порядок принятия внутреннего нормативного акта компании следует соблюдать – ответ на этот вопрос зависит от того, о каком именно акте идет речь. Некоторые ЛНА работодатель может принимать единолично. Однако законом предусмотрены случаи, когда придется учитывать мнение выборного органа ППО (первичная профсоюзная организация), если, конечно, такой орган в компании существует.

Итак, при подготовке и принятии следующих ЛНА работодатель обязан согласовать содержание документа с профсоюзом:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о системе оплаты труда;
  • порядок аттестации сотрудников;
  • акты, регулирующие вопросы дополнительного профессионального образования работников;
  • нормы бесплатной выдачи работникам СИЗ.

Все вышеперечисленные ЛНА должны согласовываться с профсоюзом в связи с тем, что это прямо установлено в ТК РФ. Помимо этого, в коллективных договорах, соглашениях могут быть предусмотрены и другие акты, при принятии которых работодателю придется советоваться с профсоюзной организацией.

Компания может утвердить отдельный акт – Порядок принятия ЛНА организации, где будут прописаны все этапы создания внутренних официальных документов. Мы же разберем четыре основных стадии, которые проходит проект до того, как он становится действующим локальным нормативным актом, а именно:

  1. Разработка.
  2. Согласование.
  3. Утверждение.
  4. Введение в действие и ознакомление.

Разработка

Это начальный этап, на котором поднимается вопрос о необходимости издания конкретного внутреннего акта. Проект ЛНА разрабатывается специально созданной рабочей группой, в состав которой входят несколько специалистов, либо одним уполномоченным сотрудником.

Согласование

Итак, проект ЛНА готов. Если этого требует закон, документ следует согласовать с профсоюзом. О том, как осуществляется такое согласование, рассказывает ст. 372 ТК РФ.

Сначала работодатель должен направить в выборный орган ППО готовый проект ЛНА и обоснование по нему. Профсоюз в свою очередь готовит письменный ответ со своим мотивированным мнением. На подготовку ответа отводится 5 дней.

Далее все зависит от того, какова была позиция профсоюзной организации. Если возражений не поступило, работодатель утверждает акт.

Если от профсоюза поступили возражения, то работодатель:

  • либо соглашается с полученными замечаниями;
  • либо организовывает дополнительные консультации с выборным органом ППО.

Дополнительные консультации следует провести в течение 3 рабочих дней после получения мотивированного ответа профсоюза. Цель этого мероприятия – достижение соглашения между обеими сторонами.

Вам также будет интересно:

— Инструкция по охране труда для заведующего складом— Роструд будет штрафовать работодателей, которые не проиндексируют зарплаты

Если даже после консультаций взаимопонимания не достигнуто, составляется протокол, в котором перечисляются все существующие разногласия. После этого работодатель может утвердить свой вариант акта, а профсоюз вправе:

  • обжаловать решение нанимателя в ГИТ и суд;
  • начать процедуру коллективного трудового спора.

В свою очередь, инспектора ГИТ после получения жалобы выборного органа ППО обязаны в течение 1 месяца организовать проверку, и при выявлении нарушений – выдать предписание об отмене соответствующего ЛНА.

Помимо согласования с профсоюзом (когда это требуется законом), как правило, каждый внутренний документ проходит согласование с определенными профильными специалистами и службами компании, например:

  • с юридическим отделом;
  • с бухгалтерией;
  • со службой делопроизводства;
  • с кадровой службой и другими.

Утверждение

После прохождения стадии согласования проект ЛНА подлежит утверждению. Утверждает документ руководитель компании либо уполномоченное им лицо.

Локальный акт утверждают одним из следующих способов:

  • путем проставления на титульном листе документа грифа утверждения с подписью руководителя или другого уполномоченного лица;
  • путем издания специального приказа, протокола или постановления.

Введение в действие

ЛНА начинает действовать с момента его утверждения либо с другой даты, которая указана в акте.

Внутренний документ регистрируется в специальном журнале и предоставляется для ознакомления работникам организации. Наиболее популярные способы ознакомления — это лист ознакомления или журнал ознакомления. Ознакомленный сотрудник проставляет в листе или журнале свою подпись, а также указывает дату, когда его ознакомили с содержанием акта.

Гость форума
От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.